Pengenalan Manajemen Proyek

Sejarah Ringkas Manajemen Proyek

Manajemen proyek suatu disiplin ilmu era tahun 1950-an, Amerika bangsa yang pertama kali menggunakan manajemen proyek. Henry Gantt sebagai Bapak ilmu manajemen proyek, namanya juga menjadi metode bernama "Gant Chart". Mempelajari manajemen proyek itu tidak sulit, karena didalamnya terdapat hal-hal yang biasa dilakukan setiap orang, cuma ditambahkan sedikit logika dan aturan yang khusus.

Pengertian Proyek

Proyek merupakan sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan atas dasar permintaan dari seorang owner atau pemilik pekerjaan yang ingin mencapai suatu tujuan tertentu dan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan sesuai dengan keinginan daripada owner atau pemilik proyek dan spesifikasi yang ada. Dalam pelaksanaan proyek pemilik proyek dan pelaksana proyek mempunyai hak yang diterima dan kewajiban yang harus dilaksanakan sesuai dengan jangka waktu yang telah disetujui bersama antar pemilik proyek dan pelaksana proyek.

Proyek dapat berukuran besar dan kecil sehingga waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek bias singkat atau lama. Contoh suatu proyek dalam dunia IT adalah terdapat pertim ahli software/suatu perusahaan software house, mereka ahli dalam hal membuat sebuah aplikasi accounting. Nah mereka mendapat orderan membuat sebuah aplikasi tersebut dari salah satu clientnya dengan sebelumnya ada persetujuan masalah biaya dan aspek lainnya. Hal itu merupakan sebuah proyek.

Komponen Proyek

Suatu proyek terdiri atas beberapa komponen yang mendukung yaitu :
• Kemampuan
Berhubungan dengan pengetahuan tentang projek yang akan dikerjakan, kemampuan dalam mengerjakan proyek tersebut, dan pengalaman yang dibutuhkan yang bertujuan untuk mengurangi faktor resiko yang terjadi dari suatu proyek yang akan dikerjakan.
• Perangkat Bantu
Alat bantu yang dibutuhkan oleh seorang manajer proyek untuk meningkatkan kemampuan menangani suatu proyek dalam bentuk perangkat lunak maupun perangkat keras, seperti dalam hal dokumentasi, perencanaan, permodelan, audit maupun pengevaluasian proyek.
• Proses
Adalah suatu teknis dan urutan kebutuhan yang dapat di monitor dan di kontrol dalam waktu tertentu meliputi waktu, dana, kualitas, resiko maupun bidang garapan proyek.

Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, tools and techniques pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process.

Manajemen Proyek menurut sumber lain:
• Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian dan pengarahan.
•   Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu.
•   Manajemen Proyek mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.

Ciri – ciri Manajemen Proyek
Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :
• Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
• Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
• Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
• Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.
• Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.

Batasan Proyek

• Ruang Lingkup
Ruang lingkup proyek meliputi tata cara untuk menentukan waktu proyek dimulai, perencanaan lingkup proyek yang akan di garap, pendefinisian ruang lingkup proyek, verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut di mulai.
• Waktu
Meliputi tata cara mendefinisikan suatu aktifitas, menentukan urutan-urutan kejadian atas proyek, mendefinisikan durasi/lama waktu dari setiap pekerjaan, pengembangkan suatu skedul serta merencanakan kontrol atas skedul tersebut.
• Dana
Meliputi tata cara untuk merencanakan sumber dana proyek, mengestimasikan harga dan sumber daya, mendefinisikan budget, serta mengontrol keuangan.
• Kualitas
Meliputi kegiatan perencanaan kualitas, perencanaan jaminan atas suatu kualitas berdasarkan standar tertentu, serta pengontrolan atas kualitas.
• Resiko
Meliputi perencanaan atas manajemen resiko, mengidentifikasikan resiko yang timbul dari suatu proyek, menganalisa kuantitatif dan kualitatif suatu resiko, merencanakan tindakan yang akan diambil dari suatu resiko yang timbul serta memonitor setiap resiko yang mungkin muncul dari suatu proyek.
• Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia meliputi kegiatan perencanaan atas sumber daya manusia yang akan mengerjakan proyek, perekrutan tenaga kerja, serta pembangunan team.
• Logistik
Manajemen logistik meliputi tahapan perencanaan kebutuhan sumber daya untuk kegiatan proyek, perencanaan tender, proses tender dan penentuan pemenang tender, administrasi atas kontrak pembelian, dan tata cara penutupan kontrak.
• Komunikasi
Meliputi kegiatan perencanaan komunikasi atas level sumber daya, distribusi informasi, laporan kemajuan proyek dan pembuatan administrasi akhir proyek sebelum diserah terimakan.
• Manajemen Integrasi
Merupakan kegiatan yang meliputi perencanaan pengembangan, perencanaan tata pelaksanaan suatu proyek dan kontrol atas perubahan secara terintegrasi dari suatu proyek.

  

Manajemen proyek mempunyai keuntungan antara lain : 

- Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab 

- Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin 

- Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan 

- Mengidentifikasi metode analisa peramalan 

- Mengukur prestasi terhadap rencana 

- Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan 

- Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana ya

- Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui

Untuk point pertanyaan selanjut nya apa itu proyek dan manajemen proyek ? proyek merupakan usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu-anggaran, sumber daya manusia maupun material. 

Sedangkan manajemen proyek  proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 

Selain memiliki keuntungan, manajemen proyek juga mempunyai kendala, beberapa diantaranya yang paling umum adalah:

1. Besarnya Biaya (Anggaran) yang dialokasikan sangat minim.
2. Jadwal yang harus dipenuhi tanpa kelonggaran
3. Mutu yang harus dipenuhi tidak sinkrn dengan anggaran.

Kerangka Manajemen Proyek, menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek.

• Pendahuluan, mendefinisikan istilah-istilah kunci dan menyediakan gambaran dari sisanya dokumen
• Konteks Manajemen Proyek, menggambarkan lingkungan di yang proyek tersebut beroperasi. Tim manajemen proyek harus memahami hal ini lebih luas konteks mengelola sehari-hari kegiatan dari proyek ini adalah diperlukan untuk sukses tetapi tidak cukup
• Manajemen Proyek Proses, menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen berbagai proyek sering berinteraksi.

Knowledge Area adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek.

Contoh – contoh dari bagian knowledge area pada manajemen proyek :

- Project integration management kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek.

- Project scope management kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik

- Project time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek

- Project cost management kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek

- Project quality management kompetensi untuk menjaminbahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya.

- Project human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek.

- Project communication management; kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek.

- Project risk management; kompetensi untuk menidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.

- Project procurement management; kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi.

Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain :

Gantt Chart

Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan beberapa kendala proyek. 

Kaitan manajemen proyek dengan jurusan system computer adalah melalui manajemen proyek software.

Aktifitas dalam software proyek manajemen meliputi beberapa proses, diantaranya organizing yang bertujuan agar perusahaan dapat mengatur suatu kegiatan yang berada pada sebuah kelompok

Project FileAmigo 7 merupakan salah satu software digunakan untuk organizing pada manajemen proyek, yang bisa di-download pada situs www.fileamigo.com/Home.htm atau bisa dibaca User Guide menggunakan software FileAmigo 7 userguide-fileamigo7.doc Dengan project FileAmigo 7 kita dapat memilih jenis file yang kita inginkan.

Keuntungan yang bisa didapatkan menggunakan FileAmigo 7 adalah telah tersedianya beberapa template sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain itu pengguna dapat melakukan customize terhadap template yang dibutuhkan. FileAmigo 7 mirip dengan Microsoft Access, hanya saja dikemas sedimkian rupa sehingga pengguna yang belum familiar dengan Microsoft Access dapat menjalankan FileAmigo dengan mudah hanya saja Software FileAmigo 7 tidak dijual bebas, dengan kata lain, pengguna hanya bisa mendapatkan software berupa trial selama 30 hari.

SUMBER : 

http://www.gbaconsultant.co.id/manajemen-proyek-alat-proses-rencana-dan-tips-perencanaan-proyek.html
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_teknik_industri/Bab_9.pdf
http://hadi27.wordpress.com/management-proyek-dan-resiko/

http://mugi.or.id/blogs/oke/archive/2008/09/02/manajamen-proyek-sebagai-suatu-pengantar.aspx
http://www.hc-arsitekrumah.com/pengertian-umum-tentang-proyek/pengertian-umum-tentang-proyek

http://blog-indonesia.com/blog-archive-13201-47.html